Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

B-KÖ Smiles · David Bergfort Huang & Melike Bergfort Huang
Schadowstraße 28–30
40212 Düsseldorf
Deutschland
Telefon: 0211 326310
E-Mail: info@b-koesmiles.de

Kontakt in Datenschutzfragen

In allen Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@b-koesmiles.de oder telefonisch unter 0211 326310. Eine Pflicht zur Benennung einer/eines Datenschutzbeauftragten besteht für unsere Praxis nicht; Ihre Anliegen bearbeiten wir unmittelbar.

2. Hosting & Server-Logfiles

Diese Website wird bei einem Dienstleister in Deutschland gehostet (Dogado GmbH, Dortmund). Beim Aufruf der Website erhebt der Server automatisch sogenannte Server-Logfiles, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind insbesondere:

• aufgerufene Seite bzw. Datei
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• übertragene Datenmenge und Meldung über erfolgreichen Abruf
• Browsertyp und Browserversion sowie verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
• IP-Adresse (gekürzt bzw. nur kurzfristig zu Sicherheitszwecken)

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs und der Sicherheit der Website. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zu den eingesetzten Dienstleistern und den Verträgen zur Auftragsverarbeitung siehe Abschnitt 9 f).

3. Einwilligungsverwaltung (Consent-Tool)

Beim ersten Besuch blenden wir einen Cookie- und Einwilligungshinweis ein. Sie können dort gleichrangig „Alle akzeptieren“, „Ablehnen“ oder über „Einstellungen“ einzelne Kategorien (Statistik, Marketing) auswählen. Nicht notwendige Dienste werden erst nach Ihrer aktiven Einwilligung geladen.

Ihre Entscheidung speichern wir ausschließlich lokal in Ihrem Browser (localStorage-Eintrag bkoe_consent_v1) – dabei werden keine Daten an uns oder Dritte übertragen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern, indem Sie im Seitenfuß auf „Cookie-Einstellungen“ klicken. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG.

4. Eigene Reichweitenmessung (First-Party-Statistik)

Zur Verbesserung unseres Angebots messen wir die Nutzung dieser Website mit einem eigenen, auf unserem Server betriebenen Verfahren – ohne Dienste Dritter. Diese Statistik wird nur nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Statistik“ aktiviert. Dabei gilt bewusst besondere Datensparsamkeit:

• Es wird keine rohe IP-Adresse gespeichert. Aus IP-Adresse, Browserkennung und Tagesdatum wird ein gesalzener, tagesrotierender Kurz-Hash (SHA-256, gekürzt) gebildet, der lediglich einer groben Schätzung wiederkehrender Aufrufe innerhalb eines Tages dient und am Folgetag nicht mehr zuordenbar ist.
• Erfasst werden Seitenaufrufe sowie ausgelöste Aktionen (Klick auf den Termin-/Doctolib-Button, Anruf-Klick, Start und Absenden des Kontaktformulars) – jeweils als reine Zählwerte.
• Es findet kein geräteübergreifendes Tracking und keine Profilbildung statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).

5. Meta-Pixel (Facebook / Instagram)

Nur wenn Sie in die Kategorie „Marketing“ einwilligen, binden wir den „Meta-Pixel“ des Anbieters Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland, ein (Pixel-ID 1394927755861306). Ergänzend kann eine serverseitige Übermittlung (Conversions-API) erfolgen; Browser- und Servermeldung teilen sich eine gemeinsame Ereignis-ID zur Vermeidung von Doppelzählungen.

Zweck ist ausschließlich die Reichweiten- und Kampagnenmessung unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram. Übermittelt werden nur allgemeine Ereignisse wie „Kontakt“ oder „Lead“ (z. B. der Klick auf den Terminbutton). Es werden bewusst keine Gesundheitsdaten oder besonderen Datenkategorien an Meta übermittelt; ein „Termin gebucht“-Ereignis wird nicht gesendet.

Für die Erhebung der Daten über den Pixel sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die weitere Verarbeitung verantwortet Meta eigenständig. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; Grundlage sind der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework bzw. die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ widerrufen; zusätzliche Werbeeinstellungen können Sie in Ihrem Meta-Konto vornehmen.

6. Online-Terminbuchung (Doctolib)

Für die Online-Terminvereinbarung verlinken wir auf den Dienst Doctolib der Doctolib GmbH, Mainzer Landstraße 29, 60329 Frankfurt am Main. Erst wenn Sie auf einen Doctolib-Button klicken, werden Sie auf die Plattform von Doctolib weitergeleitet. Die dort erfolgende Verarbeitung Ihrer Daten – einschließlich etwaiger Gesundheitsdaten im Rahmen der Terminbuchung – verantwortet Doctolib; es gilt die Datenschutzerklärung von Doctolib. Auf unserer Website selbst setzen wir lediglich den ausgehenden Link.

7. Kartendarstellung (Google Maps)

Zur Anzeige unseres Standorts nutzen wir Google Maps (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Karte wird datenschutzfreundlich per Klick geladen: Erst wenn Sie aktiv auf „Karte laden“ klicken, wird eine Verbindung zu Google hergestellt und Ihre IP-Adresse sowie ggf. weitere Daten an Google übertragen; dabei kann eine Übermittlung in die USA erfolgen (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Klick).

8. Kontakt- und Terminanfrage-Formular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Anfrage senden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten – insbesondere Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), Art der Versicherung, Ihr Anliegen sowie Ihre Nachricht – zur Bearbeitung der Anfrage und zur Terminvergabe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Durchführung des Behandlungsverhältnisses). Soweit Ihre Angaben einen Gesundheitsbezug haben, stützt sich die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Behandlung im Gesundheitsbereich) in Verbindung mit der ärztlichen Schweigepflicht.

Bitte übermitteln Sie über das Freitextfeld keine sensiblen Gesundheitsdetails; für die Besprechung von Befunden nutzen wir sichere Wege in der Praxis. Ihre Anfragedaten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Ihre Anfrage wird verschlüsselt (AES-256) auf dem Server gespeichert und ist nur dem Praxisteam nach gesondertem Login zugänglich; zusätzlich erhält die Praxis eine Benachrichtigung per E-Mail. Anfragen, die nicht zu einer Behandlung führen, löschen wir automatisch nach 21 Tagen.

9. Online-Aufnahme, Terminbuchung & Behandlungsvorbereitung

Über diese Website können Sie Ihre Behandlung vorbereiten: einen Aufnahme-/Anamnesebogen ausfüllen, die Ausfallhonorar-Vereinbarung digital unterschreiben und online einen Termin buchen. Wie wir die dabei anfallenden Daten verarbeiten, erläutern wir hier.

a) Verarbeitete Daten

Je nach genutzter Funktion verarbeiten wir: Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten, Versicherung), Gesundheits- und Anamnesedaten (Vorerkrankungen, Medikamente, Allergien, Schwangerschaft, Rauchverhalten u. Ä. – besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO), Ihre digitale Unterschrift (als Bild, u. a. zur Ausfallhonorar-Vereinbarung nach § 615 BGB), gewählte Termindaten sowie technische Protokolldaten (Zeitpunkt, gekürzte bzw. pseudonymisierte Herkunftskennung, Browserkennung) zur Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsabwehr. Eine rohe IP-Adresse speichern wir dabei nicht.

b) Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung und Durchführung des Behandlungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und – bei Gesundheitsdaten – zur Gesundheitsvorsorge und Behandlung (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 BDSG, ärztliche Schweigepflicht). Ihre Anamneseangaben sind für eine sichere Behandlung erforderlich; wir stützen ihre Verarbeitung deshalb auf die Behandlung selbst und nicht auf eine Einwilligung. Eine Einwilligung holen wir nur dort ein, wo eine Leistung über die Behandlung hinausgeht und Sie frei entscheiden können – etwa bei Terminerinnerungen. Diese Einwilligung ist freiwillig (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), wirkt sich nicht auf Ihre Behandlung aus und ist jederzeit für die Zukunft widerrufbar.

c) Persönlicher Vorbereitungslink (E-Mail)

Nach einer Kontaktanfrage senden wir Ihnen per E-Mail einen persönlichen Link, über den Sie Ihre Unterlagen vorausgefüllt ergänzen und einen Termin wählen können. Der Link enthält eine nicht erratbare Kennung und ist zeitlich befristet (derzeit 21 Tage). Der Versand erfolgt über unser Praxispostfach info@b-koesmiles.de (Microsoft 365, Microsoft Ireland Operations Ltd.); den technischen Betrieb der Website besorgt in unserem Auftrag die Keytos eGbR. Bitte beachten Sie, dass der E-Mail-Versand technisch nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt ist.

d) Sicherheit & Speicherung

Aufnahmebögen, Unterschriften und Buchungen werden verschlüsselt (AES-256) auf unserem Server gespeichert und sind nur autorisiertem Praxispersonal nach gesondertem Login zugänglich. Ergänzend zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO führen wir getrennte, gesicherte Sicherungskopien.

e) Aufbewahrung & Löschung

Kontaktanfragen, die nicht zu einer Behandlung führen, löschen wir automatisch nach Ablauf des Vorbereitungslinks (21 Tage). Aufnahme-/Behandlungsunterlagen bewahren wir entsprechend der zahnärztlichen Dokumentationspflicht auf (§ 630f BGB, in der Regel 10 Jahre) und löschen sie anschließend. Terminbuchungen werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

f) Empfänger & Auftragsverarbeiter

Für Hosting und technischen Betrieb setzen wir Dienstleister ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen bzw. abzuschließen sind: die dogado GmbH, Dortmund (Hosting), die Keytos eGbR, Düsseldorf (technischer Betrieb der Website) sowie die Microsoft Ireland Operations Ltd. (Praxispostfach für den E-Mail-Versand). Diese Dienstleister sind an unsere Weisungen sowie zur Vertraulichkeit gebunden und dürfen Ihre Daten nicht zu eigenen Zwecken verwenden. Eine Übermittlung Ihrer Daten an Marketing-Dienstleister findet nicht statt.

10. Spamschutz der Formulare (Cloudflare Turnstile)

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Einträgen setzen wir Cloudflare Turnstile ein, einen Dienst der Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München (Mutterunternehmen: Cloudflare, Inc., USA). Beim Aufruf einer Seite mit Formular wird ein Skript von Cloudflare geladen; dabei werden Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie Interaktionsmerkmale an Cloudflare übermittelt, um zu unterscheiden, ob die Eingabe von einem Menschen oder einem Programm stammt. Turnstile setzt hierfür ein temporäres Merkmal im Browser; es dient ausschließlich der Missbrauchsabwehr und nicht der Werbung oder der Profilbildung.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Spam und automatisierten Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Datenübermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden; Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Weitere Informationen: cloudflare.com/de-de/privacypolicy.

Speicherdauer: Die Prüfmerkmale werden von Cloudflare nach eigenen Angaben nur kurzzeitig zur Bewertung der Anfrage verarbeitet und nicht zu Profilen zusammengeführt.

11. Schriftarten (lokal gehostet)

Diese Website verwendet die Schriftarten „Playfair Display“ und „Manrope“, die wir lokal auf unserem Server einbinden. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Anbieter; durch die Schriftdarstellung findet daher keine Datenübertragung an Dritte oder in Drittländer statt.

12. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten)

Als Zahnarztpraxis verarbeiten wir im Rahmen der Behandlung besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO). Diese Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Gesundheitsvorsorge und Behandlung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG und unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Über diese Website erheben wir Gesundheitsdaten nur, soweit Sie sie uns freiwillig über das Kontaktformular mitteilen.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@b-koesmiles.de.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Website: www.ldi.nrw.de

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns eingesetzten Verfahren oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: Juli 2026